Em resumo
- O aptimus é uma assistente de WhatsApp para empresas. Quando você conversa com uma empresa que usa o aptimus, quem decide sobre os seus dados é essa empresa; nós os tratamos em nome dela.
- Usamos os dados para responder, agendar, confirmar e passar a conversa para a equipe da empresa. Não vendemos dados e não os usamos para publicidade.
- As respostas são escritas por um modelo de inteligência artificial de terceiro, que recebe só o trecho da conversa necessário para responder.
- Cada empresa só enxerga os próprios dados, e essa separação é garantida no banco de dados. Depois da implantação, o suporte do aptimus só entra numa conta com autorização e motivo escrito, e cada entrada fica registrada.
- Para exercer seus direitos sobre uma conversa com uma empresa, fale com ela; nós a ajudamos a atender o pedido. Nos demais casos, escreva para contato@aptimus.com.br.
Quem somos
O aptimus é um serviço de razão social, inscrita no CNPJ sob o nº 00.000.000/0000-00, com sede em endereço completo (“aptimus”, “nós”). Esta política explica como tratamos dados pessoais no painel do aptimus, nas conversas de WhatsApp atendidas pela assistente e neste site, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, “LGPD”).
Quem decide sobre cada dado
O aptimus trata dados em dois papéis diferentes, e isso muda a quem você deve se dirigir:
- Conversas com as empresas clientes. Quando você escreve para uma clínica ou loja que usa o aptimus, essa empresa é a controladora dos seus dados: é ela que decide para que eles servem. O aptimus é operador e trata os dados em nome dela, segundo o contrato e as configurações que ela escolhe.
- Conta, painel e site. Para os dados de quem usa o painel (as pessoas da equipe da empresa), de quem contrata o aptimus e de quem visita este site, o aptimus é o controlador.
Que dados tratamos
De quem conversa com uma empresa pelo WhatsApp
- Nome e número de telefone do WhatsApp.
- O conteúdo da conversa: textos, áudios (e a transcrição deles), fotos, documentos e vídeos enviados.
- Dados de atendimento que a empresa registra: agendamentos, comparecimento, serviços, convênio e os dados de cadastro que ela pede para marcar um horário.
- Como a conversa com uma clínica pode envolver informação de saúde, esses dados podem ser dados pessoais sensíveis e recebem o mesmo cuidado.
De quem usa o painel
- Nome, e-mail e papel na equipe (administração ou recepção).
- Registro de acessos: quem abriu uma ficha ou conversa, quem alterou um dado e quando.
- Preferências do painel, como tema e avisos deste computador.
De quem contrata o aptimus
- Dados de cobrança da assinatura. O número do cartão é digitado no processador de pagamento; o aptimus não o recebe nem o guarda.
De quem visita este site
- Não usamos formulários, cookies de publicidade nem ferramentas de análise neste site. Se você escreve para nós, tratamos o seu e-mail e a mensagem para responder.
Para que usamos
- Responder às mensagens, oferecer horários, agendar, confirmar, lembrar e remarcar, conforme a empresa configura.
- Passar a conversa para a equipe da empresa quando a decisão é de uma pessoa, com o motivo escrito.
- Mostrar à empresa os números do próprio atendimento: conversas, agendamentos, faltas e o desempenho da equipe.
- Avisar a equipe da empresa, por e-mail ou notificação, quando alguém precisa de atendimento.
- Manter o serviço seguro, prevenir abuso e registrar quem acessou o quê.
- Cobrar a assinatura e prestar suporte a quem contrata.
- Cumprir obrigações legais e regulatórias.
Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade.
Bases legais
Nas conversas com as empresas clientes, a base legal é definida pela empresa, que é a controladora — por exemplo, a execução do atendimento que você pediu ou a tutela da saúde, no caso de clínicas. Quando o aptimus é controlador, tratamos os dados para executar o contrato com quem contrata o serviço, cumprir obrigações legais e, no nosso legítimo interesse, manter o serviço seguro e melhorar o atendimento — sempre respeitando os seus direitos.
Assistente e inteligência artificial
- As respostas da assistente são redigidas por um modelo de inteligência artificial de terceiro. Ele recebe o trecho da conversa necessário para responder e as informações que a própria empresa cadastrou (serviços, preços, horários, regras).
- Fotos enviadas pelo contato só vão ao modelo quando a empresa liga a opção “a assistente vê as fotos”. Áudios que chegam numa conversa atendida pela assistente são transcritos por um serviço especializado; os de conversas que estão com a equipe não são enviados.
- A assistente não dá diagnóstico, não indica medicamento, não interpreta exame e não recebe pagamento. Urgência e o que foge das regras da empresa vão para a equipe.
- Antes de responder sozinha, a assistente passa pelo modo assistido: escreve a resposta, e só sai o que alguém da equipe aprovou. Depois, a empresa pode desligá-la a qualquer momento, ou só para um contato.
- O aptimus não usa as conversas para treinar modelos próprios.
Com quem compartilhamos
Para funcionar, o aptimus usa serviços de outras empresas (suboperadores). Cada um recebe só o necessário para a sua parte:
| Meta (WhatsApp Business Platform) | É o canal: entrega e recebe as mensagens. |
|---|---|
| Provedor de acesso ao WhatsApp | Parceiro autorizado pela Meta que conecta o número da empresa à plataforma, quando a conta usa essa conexão. |
| Vercel | Hospeda o painel e as funções que processam as mensagens; guarda as fotos, os documentos e os vídeos recebidos, e o áudio quando a empresa opta por guardá-lo (Vercel Blob); encaminha os pedidos ao modelo de IA (AI Gateway). |
| Neon | Banco de dados: conversas, agendamentos, configurações e histórico. |
| Upstash | Guarda por pouco tempo chaves técnicas (repetição de envio, travas, cache). Não recebe o texto das conversas. |
| OpenAI | Modelo que redige as respostas da assistente. |
| Groq | Transcreve os áudios que chegam nas conversas atendidas pela assistente. |
| Google (Agenda) | Lê e escreve a agenda, quando a empresa conecta o Google Agenda. |
| Clerk | Autentica quem entra no painel. Não recebe dados de pacientes ou clientes. |
| Stripe | Processa a cobrança da assinatura. |
| Resend | Envia os avisos por e-mail para a equipe da empresa. Os e-mails levam contagens e links do painel, não o conteúdo das conversas. |
A lista detalhada, com o que chega em cada serviço e por quanto tempo ele guarda, fica à vista de quem administra a conta no próprio painel, em Privacidade. Também podemos compartilhar dados quando a lei ou uma autoridade competente exigir.
Transferência internacional
Alguns desses serviços processam dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. A transferência acontece para executar o serviço contratado e com fornecedores que mantêm compromissos de segurança e proteção de dados, nos termos do art. 33 da LGPD.
Por quanto tempo guardamos
- Conversas e atendimento: enquanto a empresa mantiver a conta.
- Prazos que a empresa configura: o arquivo de áudio (só é guardado se a empresa optar, por no máximo 30 dias; a transcrição fica na conversa), o rastro técnico das respostas da assistente e o recebimento bruto do WhatsApp. O que vence é apagado pela manutenção diária.
- Fotos, documentos e vídeos: o WhatsApp só deixa baixar o arquivo recebido por 7 dias, então o aptimus guarda uma cópia privada enquanto a conversa existir.
- Contato excluído: quando a empresa exclui um contato, somem o nome, o telefone e o conteúdo das mensagens, e os arquivos saem junto. Ficam só as contagens, que não identificam ninguém, e o registro de quem pediu a exclusão e quando.
- Registro de acessos: não pode ser editado nem apagado pela empresa, para servir de prova de quem acessou o quê.
- Ao encerrar a conta: a empresa pode baixar uma cópia dos dados antes. Depois, os dados são excluídos conforme o contrato, salvo o que a lei obrigar a manter.
Como protegemos
- Cada empresa só enxerga os próprios dados: a separação é garantida no banco de dados e testada automaticamente em cada rota.
- As chaves de acesso a outros sistemas, como a agenda e o sistema de gestão, ficam cifradas (AES-256-GCM); a conexão com o painel é sempre cifrada (HTTPS).
- Cada pessoa da equipe entra com o próprio login, e o que ela pode fazer depende do papel que tem.
- Durante a implantação, a equipe do aptimus acessa a conta para configurá-la com a empresa. Depois que o atendimento vai para o ar, o suporte só entra com autorização e motivo escrito; a empresa vê cada entrada no registro de acessos e pode encerrá-la.
- Uma chave desliga a assistente na hora, e tudo passa para a equipe da empresa.
Nenhum sistema é inviolável. Se acontecer um incidente de segurança que possa trazer risco a você, comunicaremos a empresa responsável e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, como a LGPD determina.
Seus direitos
A LGPD garante a você, entre outros, o direito de:
- confirmar se tratamos seus dados e ter acesso a eles;
- corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- pedir a portabilidade dos dados;
- saber com quem os dados foram compartilhados;
- revogar o consentimento, quando o tratamento se basear nele.
Sobre uma conversa com uma empresa que usa o aptimus, faça o pedido a ela: é ela quem decide sobre esses dados. O painel dá à empresa as ferramentas para atender — exportar os dados, corrigir o cadastro e excluir um contato. Se você nos escrever sobre esses dados, encaminharemos o pedido à empresa. Sobre os demais dados, escreva para contato@aptimus.com.br.
Cookies
O painel usa apenas cookies e armazenamento local necessários para manter o login e lembrar preferências, como o tema. Este site não usa cookies de publicidade nem de análise. As fontes do site são carregadas do Google Fonts, o que envia ao Google o endereço IP de quem visita.
Mudanças nesta política
Podemos atualizar esta política quando o serviço mudar. A data no alto da página indica a última versão, e mudanças relevantes são avisadas às empresas clientes com antecedência.
Contato e encarregado
O encarregado pelo tratamento de dados pessoais do aptimus é nome do encarregado. Para falar com ele ou tirar dúvidas sobre esta política, escreva para contato@aptimus.com.br.